ถึงแม้หัวหน้าจะดี แต่เมื่อทีมขาดความสามัคคี คุณจะจัดการเรื่องนี้อย่างไร?
ในฐานะเจ้าของธุรกิจ หัวหน้างาน คุณย่อมรู้ดีว่าถ้าองค์กรของคุณจะพัฒนาได้รวดเร็ว ไกลและมีประสิทธิภาพ ปัจจัยหลักที่สำคัญอย่างหนึ่งเลยคือ “ทีม” ทีมที่มีทัศนคติดี ทีมที่มีวิสัยทัศน์ตรงกับองค์กร ทีมที่มีมุมมองและเป้าหมายเดียวกันกับคุณ ทีมที่มีความสามารถ ฯลฯ แน่นอนว่า ถ้าจะมีทีมสมาชิกในทีมของคุณ จะต้องมีความสามารถแหล่านี้ ไม่เช่นนั้นการพัฒนาแบบที่คุณวางแผนเอาไว้ อาจจะกลายเป็นการถดถอยขององค์กรได้ ดังนั้นจึงไม่ใช่เรื่องแปลกอะไรที่หลาย ๆ องค์กรให้ความสำคัญกับการหาบุคลากรใหม่ที่มีคุณภาพ และการพัฒนาศักยภาพของบุคลากรในปัจจุบันอยู่สม่ำเสมอ ทั้งเรื่อง Hard skill และ Soft skill ที่ดีมาร่วมทำงานไปด้วยกัน
แน่นอนว่าสิ่งสำคัญไม่ใช่แค่การพัฒนาทักษะของสมาชิกในทีมเพิ่มเพียงอย่างเดียวแต่ปัญหาหลัก ๆ ที่ผู้นำทั้งหลายมองข้ามไปคือ การจัดการเรื่องความสัมพันธ์ในองค์กร ซึ่งปัญหาข้อนี้คือปัญหาที่ถูกมองข้ามมากที่สุด ด้วยหลาย ๆ สาเหตุ อาจจะเพราะเจ้านายมีมุมมองว่า “ปัญหาก็ส่วนปัญหา แค่ไม่เอามาปนกับเรื่องงานก็พอ” หรือ “แก้ปัญหาเดิม ก็เกิดปัญหาใหม่อยู่ดี เอาเวลาไปทำอย่างอื่นดีกว่า”
ถึงแม้ว่าปัญหาเหล่านี้จะดูไม่ได้ส่งผลกระทบกับยอดขายและการเติบโตโดยตรง แต่ปัญหาเรื่องความไม่สามัคคีในองค์กร เกิดจากความสัมพันธ์ที่ไม่ดีระหว่างสมาชิกในทีม ซึ่งถ้าเกิดปัญหานี้ขึ้นแล้ว ไม่ว่าคุณจะมีสมาชิกที่มีความสามารถมากแค่ไหนก็ตาม เมื่อทีมคุณทำงานด้วยกันไม่ได้ ทุกอย่างก็แทบจะไม่มีความหมาย ต่อให้แต่ละคนจะมีความสามารถเฉพาะทางมากขนาดไหน แต่ถ้าทีมคุณยังอยู่ด้วยกันเหมือนน้ำกับน้ำมัน ปรับจูนเข้าหากันไม่ได้ ดีดตัวออกจากกันตลอด โปรเจคต่าง ๆ ที่ควรจะสร้างผลลัพธ์ ยอดขาย หรือเพิ่มการเติบโตให้กับองค์กรก็จะไม่เกิดประโยชน์ใด ๆ ซ้ำแล้วอาจจะทำให้เกิดผลเสียได้อีกมาก
และถ้านั่นดูเหมือนว่าเป็นปัญหาใหญ่แล้ว ข่าวร้ายก็คือยังมีปัญหาใหญ่กว่านั้นอีก เพราะนั่นเป็นเพียงปัญหาที่เกิดขึ้นระหว่างคนสองคน แต่ถ้าปัญหานี้ไม่ได้เกิดขึ้นกับคนสองคน ผลที่ตามมาคุณคงไม่อยากจะได้ยินแน่นอน เพราะถ้าเกิดว่ามีการแบ่งพรรคแบ่งพวกกัน แบ่งก๊กแบ่งเหล่า เกิดเป็นการเมืองภายในองค์กรของคุณขึ้นมา นั่นจะทำให้องค์กรของคุณสั่นคลอนแน่นอน วัฒนธรรมองค์กรของคุณจะเปลี่ยนไป สภาพแวดล้อมโดยรวมจะไม่เหมาะกับการทำงานอย่างที่ควร บุคลากรที่มีความสามารถหลายคนอาจตัดสินใจลาออกจาก สภาพการทำงานที่เป็นพิษ หรือที่เรียกกันว่า Toxic environment ทำให้องค์กรของคุณสูญเสียกำลังสำคัญในการขับเคลื่อนไป เท่านั้นไม่พอ สภาพแวดล้อมลักษณะนี้ยังทำให้บุคลากรคุณภาพที่คุณเลือกรับเข้ามาอย่างพิถีพิถันไม่สามารถพัฒนาและแสดงศักยภาพได้เต็มที่ ทำให้คุณเสียเวลาคัดสรรพนักงานคุรภาพโดยเปล่าประโยชน์ คุณลองนึกสภาพดูว่า พนักงานใหม่เข้ามาเริ่มทำงาน แล้วสิ่งที่เจอก็คือพนักงานหลาย ๆ คนแบ่งออกมาเป็นพรรคพวก เช่นประโยคเหล่านี้ “ถ้าแกอยู่กับคนนี้ไม่ต้องมาคุยกับฉัน” ถ้าต้องร่วมงานกับแบบคนนั้นลาออกดีกว่า และลองมองในมุมกลับกัน ถ้าคุณเป็นพนักงานใหม่ คุณจะรู้สึกดีกับสภาพแวดล้อมในบริษัทลักษณะนี้ไหม ?
หลาย ๆ องค์กรอาจจะบอกว่า ไม่น่าจะมีปัญหาหรอก เพราะองค์กรก็มีนโยบายให้ จัดกิจกรรม Team building อยู่แล้ว ทุกไตรมาส ทุกครึ่งปี หรือทุกปีก็ตามแต่ ซึ่งนั่นก็เป็นนโยบายที่ดี แต่บ่อยครั้งแล้วความสนุกสนานนั้นจะเกิดขึ้นชั่วคราวเท่านั้น เพราะเงื่อนไขในการทำกิจกรรมแต่ละอย่างมีบริบทแตกต่างออกไปจากการทำงานอย่างชัดเจน ทำให้หลังจากจบกิจกรรมเมื่อกลับมาสู่สภาวะปกติในการทำงาน ปัญหาที่เกิดขึ้นก็อาจจะยังไม่ได้ถูกแก้เหมือนที่ตั้งใจเอาไว้
แน่นอนว่าถ้าเกิดปัญหาขึ้น การแก้ปัญหาก็คือการจัดการกับปัญหาอย่างตรงจุด โดยที่ไม่ใช่วิธีแก้ปัญหาทางอ้อมที่คาดว่าอาจจะแก้ได้ แน่นอนว่ากิจกรรม Team building เป็นกิจกรรมสร้างสรรค์ที่ผ่อนคลาย และเป็นการให้รางวัลกับการทำงานหนักวิธีหนึ่ง แต่ถ้าจะหวังให้กิจกรรม Team building แก้ปัญหาภายในที่เกิดขึ้นอาจจะไม่ใช่กลยุทธ์ที่เหมาะสมเท่าไหร่ ยกตัวอย่างให้เห็นภาพง่าย ๆ ถ้าปัญหาที่เกิดขึ้นคือการทำน้ำหกลงพื้น การจัดการปัญหาก็คือการขอโทษกันและจัดการเช็ดน้ำให้เรียบร้อยจริงไหม ? ไม่ใช่การชวนกันออกไปสังสรรค์แต่ก็ยังปล่อยให้น้ำนองอยู่อย่างนั้น แน่นอนว่าตอนออกไปสังสรรค์กันทุกคนย่อมมีความสุข แต่ถ้ากลับมาในสถานที่ทำงานแล้วยังเจอแอ่งน้ำที่นองอยู่บนพื้นเหมือนเดิม สุดท้ายทุกคนก็จะกลับมามองเห็นแอ่งน้ำนั้นแล้วก็รู้สึกแย่กับมันเหมือนเดิมอยู่ดี
ดังนั้นการแก้ปัญหาที่ตรงจุดสำหรับผู้นำก็คือ การเอาตัวเองเข้าไปรับรู้ปัญหาให้ได้มากที่สุด แน่นอนว่าถ้าคุณอยู่ในตำแหน่งหัวหน้า อาจจะไม่ใช่หัวหน้าทุกคนที่สามารถเข้าไปคลุกคลีกับทีมงานของตัวเองได้สนิทสนมกันเหมือนเพื่อนร่วมงาน ดังนั้นคุณจึงต้องมีเทคนิคเหล่านี้ที่จะทำให้คุณสามารถมีส่วนร่วมในการแก้ปัญหาทีมงานไม่สามัคคีกันในองค์กรได้
1. เปิดใจ
พื้นฐานที่สุดในการแก้ปัญหาก็คือ การเปิดใจรับฟังปัญหาแบบจริง ๆ จัง ๆ คนละแบบกับการเปิดใจเล่าเรื่องบางเรื่องสู่กันฟังในวงสังสรรค์ แต่เป็นการเปิดใจรับฟังปัญหาที่เกิดขึ้นโดยที่ไม่ตัดสิน ไม่มีการลำเอียงหรือเลือกที่รักมักที่ชัง ซึ่งก่อนที่ทีมของคุณจะมาสื่อสารให้คุณรับรู้ถึงปัญหาได้ คุณเองจะต้องมีตัวตนในแบบที่เป็นผู้ฟังที่ดี พร้อมจะรับฟังการสื่อสารจากคนรอบข้าง น่าไว้วางใจ ซึ่งการ “เปิดใจ” ที่กำลังพูดถึงนี้ จะทำให้คุณมีตัวตน หรือ Being ที่จะทำให้ทีมงานของคุณ กล้าที่จะเอาปัญหาที่เกิดขึ้นมาสื่อสารและขอคำปรึกษาอย่างแน่นอน
- ฟังจริง ๆ : พอพูดถึงการฟังแล้วก็อดที่จะย้ำข้อนี้ไม่ได้ การฟังที่ดีคือการฟังที่คุณรับรู้ข้อมูลตามสารที่ได้รับมาเท่านั้น โดยที่คุณไม่พยายามคิดแทน หรือว่าใช้มุมมองของตัวเองแปลความหมายข้อมูลเหล่านั้นให้ผิดเพี้ยนไปจากสิ่งที่ผู้พูดกำลังสื่อ แน่นอนว่าการโกหกเป็นสิ่งที่เกิดขึ้นได้ทั่วไปในสังคม แต่การจ้องจะจับโกหกตั้งแต่การสื่อสารยังไม่เสร็จสิ้นก็คงจะไม่ใช่เรื่องดีสักเท่าไหร่ ทั้งต่อตัวคุณเอง และต่อตัวผู้พูดด้วย ดังนั้นรับข้อมูลทั้งหมดมาก่อน หลังจากนั่นค่อยวิเคราะห์อีกที แล้วถึงตอนนั้นคุณค่อยพิจารณาว่าคุณจะให้น้ำหนักกับข้อมูลที่คุณได้รับมามากน้อยแค่ไหน
- ไม่ใส่อารมณ์ร่วม : ข้อสำคัญเลยคือการไม่มีอารมณ์ตามผู้พูด ถึงแม้ว่าเหตุการณ์ที่กำลังฟังอยุ่จะเป็นเหตุการณ์ที่สร้างประสบการณ์แย่ ๆ ให้คุณในอดีตก็ตาม คุณจะต้องไม่ปล่อยให้อารมณ์ไหลไปตามผู้พูด เพราะถ้าคุณปล่อยให้อารมณ์ของตัวเองไหลไปตาม นั่นจะทำให้คุณไม่สามารถตัดสินเหตุการณ์ทุกอย่างได้ถูกต้องเต็มที่ เพราะคุณจะฟังความข้างเดียว ข้างที่คุณมีอารมณ์ร่วมไปกับเขาด้วย และถ้าคุณตัดสินเหตุการณ์โดยที่ไม่ได้รับข้อมูลมากพอ ไม่ใช่แค่ว่าคุณไม่สารถแก้ปัญหาได้ แต่คุณก็จะกลายเป็นหนึ่งตัวปัญหาไปเสียเอง
2. หาปัญหา
อาจจะดูง่ายกว่าที่คิด แต่อย่าให้ความง่ายนี้มาหลอกคุณ เพราะถ้าคุณไม่รอบคอบกับปัญหาบางอย่างที่เกิดขึ้น คุณอาจจะตัดสินปัญหาผิดจุดก็เป็นได้ ซึ่งวิธีที่คุณจะระบุปัญหาที่ง่ายที่สุดก็คือ “ถาม”
ถามง่าย ๆ ว่าปัญหาที่เกิดขึ้น คิดว่าเกิดมาจากอะไร กับทีมของคุณที่กำลังเข้ามาปรึกษาคุณอยู่นั่นแหล่ะ เพราะสุดท้ายแล้ว ถ้าคุณไม่ใช่คนที่มีประสบการณ์ในแบบเดียวกันกับทีมของคุณ ต่อให้คุณคิดให้ปวดสมองแค่ไหน โอกาสที่คุณจะเดาถูกหรือรับรู้ความรู้สึกต่อปัญหาเหล่านั้นของทีมคุณมีน้อยจนแทบจะเป็นไปไม่ได้เลย
แต่ที่สำคัญก็คือ คุณควรจะต้องถามทั้งสองฝ่ายด้วย เพราะโดยปกติแล้วคนจะชี้ปัญหาไปที่คนอื่นมากกว่าชี้เข้ามาที่ตัวเองอยู่แล้ว หัวหน้าก็มักจะชี้ไปที่ลูกน้องว่าทำงานได้ไม่ดี ลูกน้องก็มักจะชี้เข้ามาที่หัวหน้าว่าไม่มีเหตุผล เป็นต้น ดังนั้นคุณควรจะต้องถามให้ชัดเจนทั้งสองฝั่ง คุณจะได้รับข้อมูลจากทั้งสองมุมมอง หรือถ้าคุณเห็นว่ามีคนอื่นเห็นเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น การสอบถามปัญหาจากคนที่อยู่ในมุมมองที่สามก็จะทำให้คุณมองเห็นในอีกด้านหนึ่งมากขึ้น
3. Clearing
ในที่นี้คือการเป็นที่ระบายให้คนที่กำลังพูดให้คุณฟังอยู่นั่นแหละ แน่นอนว่าถ้ามีปัญหาเกิดขึ้นย่อมต้องมีความไม่สบายใจ ขุ่นเคืองใจที่ตามมาแน่นอน
หลาย ๆ คนอาจจะไม่เห็นความสำคัญกับการ Clearing เท่าไหร่นัก เพราะมองว่าเป็นแค่การนั่งฟังคนอื่นบ่น ไม่ได้มีประโยชน์อะไรมากมาย ดีไม่ดีจะเสียเวลาโดยใช้เหตุ แต่จริง ๆ แล้วการ Clearing ถือว่าเป็นการสร้างพื้นที่ในการพูดและการฟังที่ดีมากอย่างหนึ่งในองค์กร และนี่คือหนึ่งองค์ประกอบของ Being ของผู้นำที่เป็นพื้นที่ปลอดภัยให้กับคนในองค์กร ผู้นำที่สามารถเข้าถึงทีมของตัวเองได้ ผู้นำที่ทีมสบายใจจะนำปัญหามาปรึกษาได้ เพราะอย่างที่กล่าวไว้ข้างต้นว่าผู้นำส่วนใหญ่ไม่ได้มีโอกาสจะอยู่คลุกคลีกับทีมของตัวเองตลอดเวลา จึงทำให้การวางตัวเองเป็นพื้นที่ที่เปิดรับฟังกลายเป็นหนึ่งในกลยุทธ์ที่มีประสิทธิภาพสำหรับการรับรู้เรื่องราวต่าง ๆ ที่กำลังเกิดขึ้นในองค์กรของคุณ
เมื่อมีการ Clearing เกิดขึ้น แน่นอนว่าคุณผู้นำจะต้องรับบทเป็นผู้ฟัง และแน่นอนว่าการเป้นผู้ฟังที่ดี มีกฏเหล็กอยู่ก็คือ จะไม่พูดแทรกระหว่างที่อีกฝ่ายหนึ่งกำลังพูดอยู่ ไม่ว่าจะเป็นการแนะนำก็ดี หรือการพยายามสรุปใจความโดยที่ผู้พูดยังสื่อสารไม่จบก็ดี เพราะการพูดแทรกไม่ว่ากรณีใด ๆ ก็ตามจะทำให้พื้นที่การฟังที่คุณสร้างขึ้น ไม่น่าสื่อสารด้วยทันที เพราะถ้าทีมของคุณกำลังพูดอยู่ แล้วคุณเอาแต่ให้คำแนะนำ หรือเอาแต่ตีความ จะทำให้เกิดความรู้สึกว่า คุณไม่ได้พยายามจะเข้าใจพวกเขาจริง ๆ แล้วใครแหล่ะจะอยากเอาปัญหาเหล่านี้มาคุยกับคุณ จริงไหม ?
คราวนี้ความกังวลที่หลาย ๆ คนอาจจะมีอยู่ในใจอาจจะเป็นเรื่องเวลา เพราะการ Clearing บางครั้งอาจจะใช้เวลามากกว่าที่คุณคิด และการใช้เวลามากเกินไป อาจจะส่งผลกระทบกับงานของคุณเองได้ ดังนั้นก่อนจะเกิดการ Clearing กับทีม คุณจะต้องชัดเจนกับเรื่องเวลาให้เรียบร้อยก่อนที่จะคุยกัน คุณมีเวลาว่างตอนไหน สะดวกช่วงไหน สื่อสารให้ชัดเจน คุณและทีมของคุณจะได้บริหารเวลาของแต่ละคนให้เรียบร้อย เพื่อที่คนพูดก็จะเรียบเรียงคำพูดมาได้ดี และคนฟังก็จะได้ฟังโดยที่ไม่ต้องเป็นห่วงเรื่องเวลาด้วย ไม่อย่างนั้นระหว่างที่คุยกันคุณจะเอาแต่กังวลเรื่องเวลาจนทำให้ภาษากายคุณออกมาไม่ดี หรือคุณอาจจะพยายามสรุปใจความให้สั้นที่สุดโดยที่คุณไม่รู้ตัว
4. หาวิธีอย่างตรงไปตรงมา
หลังจากที่คุณรู้ปัญหาแล้ว คุณรับฟังความไม่สบายใจของทั้งสองฝ่ายแล้ว ขั้นตอนต่อมาคือการหาวิธีแก้ ซึ่งการหาวิธีที่ดีและมีประสิทธิภาพที่สุดนั้นคือการ “ถาม” นั่นเอง ถามอย่างตรงไปตรงมาว่า ปัญหาที่เกิดขึ้น ความไม่สบายใจที่เกิดขึ้นของแต่ละคน มีทางออกอะไรบ้างที่พวกเขาอยากให้เกิดขึ้น ซึ่งการจะตรงไปตรงมาได้ คุณเองก็จะต้องตรงไปตรงมาด้วยเช่นกัน คุณเป็นห่วงเรื่องอะไร คุณอยากจะรู้เรื่องอะไร คุณรู้สึกอย่างไร ตัวคุณก็จะต้องกล้าสื่อสารอย่างตรงไปตรงมาด้วยเช่นกัน และถ้าทุกฝ่ายที่มีปัญหาสามารถสื่อสารกันได้อย่างตรงไปตรงมา คุณก็จะได้ความต้องการที่แท้จริงที่คุณจะสามารถนำไปพิจารณาหาวิธีแก้ร่วมกันกับทีมของคุณในขั้นตอนถัดไปก็คือ
5. หาจุดกึ่งกลาง
เมื่อคุณได้ความต้องการของทุกฝ่ายมาแล้ว ข้อสำคัญที่จะข้ามไปไม่ได้ก็คือ หาจุดกึ่งกลางที่ทุกฝ่ายยอมรับได้ เพราะแน่นอนว่าเมื่อมีปัญหากัน ต่างฝ่ายก็ต่างมีความต้องการที่แตกต่างกันออกไป ข้อเสนอหรือความต้องการที่คุณได้รับมาจากแต่ละฝ่ายในขั้นตอนที่แล้วอาจจะแตกต่างกันออกไป หรืออาจจะเหมือนกันก็ได้
ยกตัวอย่างเช่น ถ้าฝ่ายขายต้องการระบบที่ใช้งานง่ายกว่านี้ ฝ่ายหลังบ้านก็อยากจะให้ระบบมั่นคงตรวจสอบและแก้ไขง่ายสุดท้ายแล้วปลายทางของทั้งสองแผนกคือการสร้างยอดขายให้และกำไรให้กับบริษัท เหมือนกันที่เหลือก็แค่พยายามประชุมกันว่าความง่ายในการใช้งานที่อยากได้เป็น แบบไหน แล้วการใช้งานง่ายมันจะมีผลกระทบต่อความมั่นคงของระบบหรือไม่ ? เป็นต้น
6. Commitment
ท้ายที่สุดที่ขาดไม่ได้เลยคือ การสร้างข้อตกลงซึ่งกันและกัน เพราะสุดท้ายแล้วทุกอย่างที่คุณทำมาทั้งหมดจะไม่มีผลอะไรเลย ถ้าหากว่าใครคนใดคนหนึ่ง ไม่ทำตามข้อตกลงที่วางไว้ ดังนั้นข้อสำคัญข้อสุดท้ายก็คือ สร้างข้อตกลงร่วมกันอย่างชัดเจน จุดกึ่งกลางที่ตกลงกันเอาไว้เมื่อสักครู่คืออะไร ใครมีหน้าที่ทำอะไรบ้าง จะเกิดผลกระทบอย่างไรบ้างกับคนที่ไม่ทำตามข้อตกลงที่วางกันเอาไว้ และคุณจะต้องเด็ดขาดกับข้อตกลงนี้ด้วยเช่นกัน ไม่อย่างนั้นข้อตกลงที่เกิดขึ้นก็จะไม่มีน้ำหนักอีกต่อไป และข้อตกลงในอนาคตของคุณก็จะกลายเป็นแค่เศษกระดาษแผ่นหนึ่งที่ก็ไม่ได้มีผลอะไรกับใครเลย
เพราะการอยู่ด้วยกันนั้นเป็นเรื่องปกติที่จะมีการไม่เห็นด้วยกัน กระทบกระทั่งกัน แต่สิ่งสำคัญคือการจัดการกับปัญหา เพราะถึงแม้ว่าคุณอาจจะอยากเอาเวลาในการจัดการปัญหาเหล่านี้ไปสร้างผลลัพธ์ที่จะทำให้บริษัทไปถึงเป้าหมายได้ แต่อย่าลืมว่าสุดท้ายคุณทำงานกับคน ทีมงานของคุณก็คือ แรงขับเคลื่อนสำคัญที่จะทำให้องค์กรของคุณขับเคลื่อนไปด้วยเช่นกัน ดังนั้นอย่าเสียดายเวลา จัดการเวลาของคุณให้ดี สร้าง Being ในการเป็นพื้นที่รับฟังให้กับทีมของคุณ หาทางออกร่วมกัน แล้วทีมของคุณจะมีความเป็นปึกแผ่น พัฒนาไปด้วยกัน ก้าวหน้าไปด้วยกัน และเติบโตไปด้วยกันอย่างมีคุณภาพแน่นอน
สนใจสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่
Line : @LifeEnricher
Facebook: TheLifeEnricher
โทร: 02-017-2758, 094-686-6599
