ก่อนที่เราจะสร้างบางสิ่งบางอย่างขึ้นมา จะต้องมีองค์ประกอบอยู่หลายอย่างด้วยกัน ต้องมีแรงบันดาลใจในการทำ ต้องมีแรงผลักดัน ต้องมีความคิดสร้างสรรค์ และที่สำคัญ ต้องมีความสามารถมากพอที่จะทำให้ความฝันเหล่านั้นเป็นจริงได้ ซึ่งแน่นอนว่า การสร้างธุรกิจก็ย่อมจะต้องมีองค์ประกอบเหล่านี้ไม่ต่างอะไรไปกว่าการสร้างอย่างอื่นเลย

             แต่ถ้าจะให้พูดถึงความต่างอย่างหนึ่งของธุรกิจส่วนใหญ่ก็คือ เรามักจะไมได้ทำคนเดียว เราไม่ได้เดินทางด้วยตัวคนเดียว ซึ่งแน่นอนว่าในตอนเริ่มต้นเราก็อาจจะเริ่มด้วยตัวเองก่อนอยู่แล้ว อิฐก้อนแรกมันก็มักจะถูกวางด้วยผู้ก่อตั้งเป็นปกติ แต่ก้อนต่อ ๆ ไป ชั้นต่อ ๆ ไปก็จะมีทีมงาน มีคนมาช่วยกันคนละไม้คนละมือเพื่อให้บรรลุผลลัพธ์ที่หวังไว้ คราวนี้มาถึงการหาทีม ทุกคนก็ต้องหาคนเก่งมาร่วมงานด้วยกันอยู่แล้ว แต่การหาคนเก่งมีกับดักอยู่อย่างหนึ่งก็คือเรามักจะคิดกันว่า คนเก่งหลายคน ย่อมจะดีกว่าคนเก่งแค่คนเดียว จริงไหม ? หลาย ๆ คนอาจจะมองวูบเดียวแล้วตอบได้ทันทีว่า “ ใช่ คนเก่งหลาย ๆ คนก็ต้องดีกว่าคนเก่งคนเดียวอยู่แล้วสิ “ กับดักมันอยู่ตรงนี้ เราอาจจะต้องเสียทรัพยากรมากมายเพื่อดึงเอาคนเก่งเข้ามาร่วมงานเป็นแรงขับเคลื่อนให้กับบริษัท แต่ถ้าหากว่าหัวหน้าหรือผู้นำ ไม่มีศักยภาพในการ “ นำ “ ทีมของตัวเองจริง ๆ แล้วละก็ ไม่ว่าทีมงานจะมีความสามารถแค่ไหนก็ไม่สามารถสร้างผลลัพธ์ที่คาดหวังเอาไว้ได้ เหมือนกับทีมฟุตบอลที่มีนักเตะระดับตำนานค่าตัวรวมกันหลายร้อยล้าน แต่กุนซือไม่มีความสามารถมากพอในการวางแผนและ “ นำ “ ทีมจริง ๆ ได้ ก็คงจะไม่แปลกใจอะไรถ้าผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นจะออกมาไม่ได้ดีตามความสามารถของนักเตะ

             ซึ่งหนึ่งสนามที่ผู้นำจะต้องแสดงศักยภาพของตัวเองออกมาในการนำทีมก็คือการ Brainstorm หรือการระดมสมองกันนั่นเอง เพราะเราจ้างคนเก่งเข้ามา เราจ้างคนที่มีความสามารถสูงเข้ามา เพราะเราอยากจะได้ศักยภาพเหล่านั้นมาช่วยขับเคลื่อนธุรกิจของเรา ซึ่งการระดมสมองนี้เป็นพื้นที่ที่คนเก่งเหล่านั้นจะสามารถแสดงความคิดเห็น ถกเถียง วิเคราะห์ เพื่อหาเส้นทางเดินที่ดีและเหมาะสมกับองค์กรของเรามากที่สุด แต่การ Brainstorm นี้จะไม่เกิดผลเลย ถ้าหากว่า “ ผู้นำ “ ไม่สามารถควบคุมการประชุมได้ ซึ่งถ้าหากว่าคุณเป็นหนึ่งคนที่สัมผัสได้ว่าไม่ว่าจะประชุมกี่ครั้งก็มักจะมีไอเดียดี ๆ ผุดขึ้นมาตลอด แต่จะใช้เวลายืดยาวเกินกว่าที่วางไว้ และสุดท้ายก็ไม่สามารถสรุปออกมาได้ว่าจะเดินไปทางไหนต่อ คุณอาจจะต้องเตรียมตัวก่อนเข้าประชุมด้วย

7 ขั้นตอนง่าย ๆ ต่อไปนี้

 1. ผู้นำที่ดี ต้องมี Objective เข้าประชุม

             ข้อแรกเลยคือ Objective ที่ชัดเจนในการระดมสมอง หรือจุดประสงค์ที่ชัดเจนในการประชุม ข้อนี้จะเห็นได้ชัดเจนกับผู้นำหน้าใหม่หลายคนที่อาจจะเพิ่งเข้ารับตำแหน่งแล้วต้องจัดการการประชุมครั้งแรก หรือว่าเจ้าของธุรกิจหน้าใหม่ที่เพิ่งจะมีทีมเป็นของตัวเอง

             ซึ่งความผิดพลาดในข้อนี้ไม่ใช่การละเลย หรือว่าลืมทำเพราะถ้าหากว่าไม่ได้มีหัวข้อหรือเหตุจำเป็นก็คงจะไม่เรียกประชุมให้เสียเวลาเปล่ากันอยู่แล้ว แต่ส่วนใหญ่จะพลาดกันเพราะว่าไม่ชัดเจนในหัวข้อมากกว่า ซึ่งตัวอย่างของความเลวร้ายในองค์ประชุมก็คือ ผู้นำเดินเข้ามาบอกว่า ปัญหาของพวกเราตอนนี้คือเราใช้ต้นทุนสูงเกินไป ผมอยากให้มันลดลง พวกเราจะทำอย่างไรกันดี ตรงนี้ถ้าหากว่าดูเผิน ๆ ก็อาจจะเป็นหัวข้อในการประชุมที่ชัดเจนว่าอยากจะลดต้นทุน แต่ไม่มีความชัดเจนว่าต้นทุนที่เราใช้มันเกินกว่าที่กำหนดไว้เท่าไหร่ แล้วต้องการให้ลดลงมาเท่าไหร่ นี่จะทำให้ทีมงานเสนอความคิดเห็นได้ลำบากมาก เพราะถ้าไม่ได้มีตัวเลขที่ชัดเจน ทีมงานเราก็ไม่ทราบกันแน่ชัดว่าถ้าจะลดต้องลดลงมาเท่าไหร่ถึงจะพอใจ ต้องตัด ปรับ หรือเปลี่ยนอะไรบ้างก็ไปไม่ถูก  แต่ถ้าหากว่าผู้นำแจ้งชัดเจนว่า อยากจะลดต้นทุนให้ลงมาเหลือ xxxxxx บาท ฝ่ายไหนแผนกไหนมีไอเดียในการลดค่าใช้จ่ายอย่างไรบ้าง ? การเห็นเส้นที่ชัดเจนจะทำให้การประชุมเริ่มต้นและดำเนินไปได้ง่ายขึ้น แต่ละฝ่ายจะบอกค่าใช้จ่ายปัจจุบันและส่วนที่สามารถลดลงได้ง่ายขึ้น เพราะทุกคนเห็นตัวเลขเป็นโจทย์อย่างชัดเจน เป็นต้น ซึ่งแน่นอนว่าการประชุมองค์กรก็คงจะไม่ได้มีแค่หัวข้อที่เข้าใจและตีโจทย์ง่ายแบบที่ยกตัวอย่างมาอยู่แล้ว การทำธุรกิจย่อมจะต้องมีเรื่องละเอียดอ่อนและซับซ้อนมากกว่านี้มากมาย หน้าที่ของผู้นำที่ดีในการประชุมก็คือ การจัดหาจุดประสงค์ที่ชัดเจนและวัดค่าได้จึงเป็นเรื่องสำคัญในข้อแรก

 2. ผู้นำที่ดี ต้องมี Ownership ก่อนเข้าประชุม

             คนเราจะเริ่มขยับตัวทำอะไรสักอย่าง ก็ต้องมีแรงบันดาลใจหรือมีแรงขับเคลื่อนให้ออกมาสร้างผลลัพธ์อะไรบางอย่าง การเรียกประชุมก็เช่นกัน ถ้าหากว่าผู้นำไม่สร้าง “ เหตุ “ ที่ทำให้ทีมงานของคุณต้องรวมหัวกันแก้ปัญหาแล้วละก็ การประชุมก็อาจจะไม่ได้ผลลัพธ์อย่างที่ต้องการก็ได้

             ลองยกเอาตัวอย่างข้างต้นมาพิจารณากันอีกรอบว่า หัวหน้าอยากจะลดต้นทุน สิ่งที่เกิดขึ้นกับทีมงานก็คือ “ เอาละ เงื่อนไขในการทำงานเพิ่มขึ้นมาอีกแล้ว “ ซึ่งแน่นอนว่าทุกคนรู้ดีว่า อาชีพการงานของพวกเราจะรอดได้ องค์กรก็ต้องรอดก่อนด้วย แต่ถ้าหากว่าการประชุมเกิดขึ้นเพราะผู้นำอยากจะได้ผลประโยชน์มากขึ้น อยากจะได้ผลกำไรมากขึ้น ประหนึ่งว่าการประชุมนี้เกิดขึ้นเพราะฉันอยากจะได้แบบนี้แบบนั้นแบบนู้น แต่ทีมงานมีปัญหาที่จะต้องแก้มากขึ้น และอาจจะทำให้งานเยอะขึ้นมาอีกหลายเท่าตัวด้วย ทั้ง ๆ ที่สุดท้ายผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นกัวตัวพวกเขามีเท่าเดิม คุณลองคิดแค่กับตัวเองดูก็ได้ว่า ถ้าอยู่ ๆ มีงานที่ต้องทำกองขึ้นสองเท่าตัว แต่ค่าตอบแทนของคุณเท่าเดิม คุณจะมีกำลังใจในการทำงานต่อไปไหม ? และถ้าตัวคุณเองยังไม่มีแรงจะทำงานเลย คุณจะคาดหวังให้ทีมงานของคุณทำงานถวายชีวิตเพิ่มขึ้นมาโดยที่ไม่ได้มีผลตอบแทนเลยได้อย่างไร ? ดังนั้นการเริ่มประชุมคุณจะต้องสร้างเป้าหมายในการแก้ปัญหาร่วมกัน ซึ่งวิธีในการสร้างแรงผลักดันที่ดีและง่ายที่สุดก็คือ “ ค่าตอบแทน “ นั่นเอง พอพูดถึงเรื่องเงิน ๆ ทอง ๆ ก็ไม่ได้หมายความว่าจะให้คุณมองว่าทีมงานของคุณแค่เอาเงินฟาดหัวก็พร้อมที่จะพลีกายถวายชีพ ทำงานหามรุ่งหามค่ำให้คุณแล้ว แต่ค่าตอบแทนที่ว่านี่คือการตอบแทนในการลงแรงทำงานเพื่อผลักดันธุรกิจของคุณให้เติบโตจริง ๆ ถ้าหากว่าคุณไม่มีไอเดีย คุณจะลองคิดกับตัวเองก่อนดูก็ได้ว่า ถ้าต้องทำงานเพิ่มคุณจะอยากได้อะไร ? หรือคุณอาจจะเสนอสวัสดิการอื่นเพิ่มเติม ว่าถ้าทำกำไรได้มากขึ้นก็จะมีงบประมาณสำหรับ Company trip หรือว่า Company outing มากขึ้นกว่าเดิม กินหรูขึ้น ที่พักดีขึ้น ได้เที่ยวไกลขึ้น อะไรก็ว่าไป ซึ่งถ้าหากว่าผู้นำสามารถสร้างเป้าหมายร่วมให้กับทีมงานได้แล้วละก็ รอดูผลลัพธ์จากการประชุมที่จะเปลี่ยนไปอย่างผิดหูผิดตาได้เลย