... 4 วิธีจัดการงานแบบ Work Smart ...
ทุก ๆ คนล้วนแล้วแต่มีเป้าหมายของตัวเองในชีวิต และเพื่อเป้าหมายนั้น ๆ หลายคนพร้อมที่จะพัฒนาตัวเองอย่างต่อเนื่อง เพื่อเพิ่มศักยภาพของตัวเองให้สามารถสร้างผลลัพธ์ต่าง ๆ ที่จะนำพาพวกเขาไปถึงเป้าหมายใหญ่ที่วางเอาไว้ตั้งแต่แรกได้ และบ่อยครั้งเมื่อเราเห็นหนทาง คือ การจัดการงานแบบ work smart เราเห็นเส้นทางการพัฒนาตัวเองของเราแล้ว มันช่างมีหลายหัวข้อ หลายความสามารถเหลือเกินที่รอให้เราเข้าไปพัฒนาอยู่ รอให้เราเข้าไปเติบโตอยู่ และรอให้เราเข้าไปสร้างผลลัพธ์อยู่
แต่ไม่ว่าเราจะพยายามพัฒนามากแค่ไหนก็ตาม เชื่อว่าหลาย ๆ คนก็น่าจะกำลังเจอปัญหาขาดแคลนทรัพยากรที่สำคัญที่สุดในชีวิตคนเราอย่างหนึ่ง และทรัพยากรที่ว่านี้ก็คือ “เวลา”
“เวลา” เป็นความเท่าเทียมเดียวที่ทุกชีวิตบนโลกมีเท่ากันหมดโดยที่ไม่มีข้อยกเว้น ไม่ว่าจะเป็นเด็กแรกเกิด หรือว่าเป็นผู้สูงวัย จะเป็นคนมีฐานะ หรือว่าคนที่ต้องสู้เช้าเพื่อหาข้าวมากินตอนเย็น ทุกคนอยู่ในกรอบเวลาของชีวิตวันละ 24 ชม. อย่างเท่าเทียมกัน คำถามต่อมาก็คือ ในเมื่อทุกคนมีเวลาเท่าเทียมกัน ทำไมคนบางกลุ่ม ถึงสามารถพัฒนาตัวเองได้มีประสิทธิภาพมากกว่า ตรงจุดกว่า และเดินไปข้างหน้าได้เร็วกว่า จนถึงขนาดที่หลาย ๆ คนต้องมานั่งตั้งคำถามกันว่า “ไปเอาเวลามาจากไหนเยอะแยะ ?”
เพราะพวกเขาเหล่านั้นดูเหมือนจะก้าวไปข้างหน้าเร็วกว่าคนอื่น 2-3 เท่า เสมอ หรือบางคนก็อาจจะมากกว่านั้นด้วยซ้ำ ในขณะที่บางคนสร้างผลลัพธ์ได้ระดับหนึ่ง พวกเขากลับสร้างได้ในสเกลที่ใหญ่กว่า แล้วเพราะอะไร ทำไมพวกเขาถึงสามารถสร้างผลลัพธ์ พัฒนา และเดินหน้าได้มีประสิทธิภาพมากกว่า เพราะเงิน ? ก็เป็นความเป็นไปได้ที่อาจจะเป็นหนึ่งในคำตอบว่าทำไมคนบางกลุ่มถึงสร้างผลลัพธ์ได้ดีกว่า เพราะในความเป็นจริง การมีทรัพยากรส่วนนี้ก็ช่วยให้พวกเขามีกำลังมากพอที่จะเข้าถึงทรัพยากรด้านอื่นที่หลาย ๆ คนอาจจะเข้าถึงได้ยาก
แต่ถ้าเกิดว่าเงินเป็นปัจจัยหลักปัจจัยเดียวที่ทำให้คนหนึ่งคนพัฒนาได้อย่างรวดเร็วจริง ๆ แล้วเพราะอะไรถึงมีคนที่สร้างตัวเองขึ้นมาจาก 0 และเติบโตอย่างรวดเร็วแบบไม่น่าเชื่อให้เราเห็นกันอยู่เรื่อย ๆ ยังมีนักธุรกิจหน้าใหม่ที่ประสบความสำเร็จจากการสร้างทุกอย่างขึ้นมาด้วยมือของตัวเองอยู่ให้เห็นอยู่ตลอดเวลา
หลาย ๆ คนอาจจะคุ้นเคยกับประโยคที่ว่า Work smarter not harder คุณควรจะทำงานให้ฉลาดขึ้น ไม่ใช่หนักขึ้น แต่เชื่อหรือไม่ว่าบุคคลที่พัฒนาตัวเองได้อย่างรวดเร็วเหล่านี้ พวกเขาทั้งทำงานมากขึ้น และฉลาดขึ้นเป็นเท่าตัว ทำให้พวกเขาสามารถสร้างผลลัพธ์ให้ได้ตามเป้าหมายแต่ละอย่างด้วยกรอบเวลาที่กระชับลง โดยที่ไม่สูญเสียคุณภาพของเนื้องานไป นั่นทำให้พวกเขาสามารถบริหารเวลาอันจำกัดของเขาให้สามารถตอบความต้องการในการพัฒนาตัวเองได้อย่างที่พวกเขาต้องการ แล้วพวกเขาใช้วิธีคิดแบบไหน กลยุทธ์แบบไหนที่สามารถทำให้พวกเขาสร้างผลลัพธ์ที่มากกว่าในเวลาเท่า ๆ กันได้ ?
1. สร้าง Work Smart ด้วยการทำ Checklist
เรื่องพื้นฐานที่หลาย ๆ คนก็น่าจะเข้าใจกันดีอยู่แล้วว่า ในเมื่อมีหัวข้อให้จัดการเยอะแยะมากมาย ถ้าเราไม่จัดระเบียบของเนื้องานทั้งหมดที่เราจะต้องรับผิดชอบ แต่เชื่อหรือไม่ว่า หลาย ๆ คนมองข้ามเรื่องพื้นฐานนี้ไปอย่างน่าเสียดาย เพราะพวกเขามั่นใจว่าพวกเขาสามารถจัดการกับกิจกรรมทั้งหมดนั้นได้ด้วยการจัดระเบียบในสมอง หรือพูดง่าย ๆ ก็คือ “ในเมื่อจำได้อยู่แล้วว่า 1 วันจะต้องทำอะไรบ้าง จะจดเพิ่มให้เสียเวลาไปทำไม”
แต่เชื่อไหมว่าการจดบันทึก หรือว่าการทำ Checklist จะทำให้คุณเห็นและประมวลผลได้ดีกว่าการ “จำ” ในหัวเฉย ๆ อย่างมาก เพราะการจดบันทึกลงไปจะทำให้คุณลดภาระสมองที่จะต้องมานั่งเตือนตัวเองตลอดเวลาว่าตอนไหนฉันต้องทำอะไร
ทำให้คุณสามารถจดจ่อกับการสร้างผลลัพธ์ตรงหน้าได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น และที่สำคัญก็คือ คุณจะมองเห็นอย่างชัดเจนว่า ในแต่ละวันคุณมีกิจกรรมอะไรที่ต้องทำบ้าง และคุณจะสามารถวิเคราะห์ได้ว่า กิจกรรมไหนที่สร้างผลลัพธ์ให้คุณได้ดี และอะไรที่คุณคิดว่าควรจะตัดออกไปเพื่อให้คุณเอาเวลาอันมีค่าของคุณไปลงทุนกับกิจกรรมอื่น ๆ ที่คู่ควรกับเวลาของคุณมากกว่า
ซึ่งการทำ Checklist ในแต่ละวันก็เหมือนกันการจัดกระเป๋าไปโรงเรียนสมัยที่ยังใช้ชีวิตส่วนใหญ่อยู่ในรั้วของสถานศึกษานั่นแหล่ะ เพราะถ้าคุณไม่จัดกระเป๋าเตรียมอุปกรณ์การเรียนให้พร้อม คุณก็จะจบด้วยการแบกกระเป๋าที่อัดแน่นไปด้วยหนังสือเรียนทุกเล่ม และคุณก็จะต้องออกแรงแบกสัมภาระการศึกษาที่ 80% ของทั้งหมดคุณไม่ได้ใช้ประโยชน์จากมันในวันนั้นเลย
และแน่นอนว่าช่วงเวลที่จะใช้ทำ Checklist ได้ดีที่สุดคือช่วงเวลากลางคืน จะก่อนนอนก็ได้ หรือว่าจะเป็นกิจกรรมสุดท้ายของแต่ละวัน ที่คุณจะใช้เวลาเพียงเล็กน้อย ไม่ถึง 15 นาทีมานั่งวิเคราะห์และจัดตารางเวลาของคุณในวันรุ่งขึ้น ให้เต็มไปด้วยกิจกรรมที่จะพาคุณไปสร้างผลลัพธ์ เพื่อเป้าหมายอันมีค่าในชีวิตของคุณ ที่แนะนำให้ทำ Checklist ในช่วงสุดท้ายของวันเพราะว่า ถ้าคุณนั่งวางแผนในตอนเช้า นั่นเท่ากับว่าคุณจะเสียเวลาในช่วงที่คุณมีพลังมากที่สุดของวันไป เพราะตอนเช้าจะเป็นตัวที่คุณมีทั้งพลังกาย พลังใจ และพลังสมองอย่างเต็มเปี่ยม ซึ่งเวลาช่วงนี้ควรจะนำไปลงทุนกับกิจกรรมที่ท้าทาย ที่ต้องใช้พลังกายพลังใจมากกว่ากิจกรรมอื่น ๆ ดังนั้นช่วงเวลากลางคืนก็ดูจะเป็นช่วงเวลาที่เหมาะที่สุด ในการวางแผนวันรุ่งขึ้น
“แต่จำอยู่ในหัวมาตั้งนานก็รับผิดชอบงานได้ดีนี่ จะมานั่งเปลี่ยนวิธีการไปทำไม” แน่นอนว่าแต่ละคนมีแนวทางและกลยุทธ์ในการจัดการตัวเองที่แตกต่างกันออกไป และเราก็เชื่อว่าคนทุกคนมีศักยภาพเพียงพอที่จะเลือกใช้วิธีที่เหมาะสมที่สุดกับตัวเองได้ แต่ถ้าหากว่ากลยุทธ์เดิมที่เคยใช้อยู่ไม่ได้สร้างผลลัพธ์ที่น่าพอใจให้คุณได้ ก็ไม่ใช่เรื่องเสียหายอะไรที่จะลองทำสิ่งใหม่ ๆ ดู เพราะอย่างแย่ ถ้าวิธีใหม่ที่คุณเลือกไม่เหมาะกับคุณ คุณก็แค่กลับไปใช้วิธีเดิมที่เหมาะกับคุณมากกว่าก็ได้ จริงไหม?
2. 80/20 model
เชื่อไหมว่าเพื่อผลลัพธ์ 1 อย่าง มีกิจกรรมมากมายที่มีส่วนร่วมในการสร้างผลลัพธ์นั้น ๆ ขึ้นมาได้ และที่น่าทึ่งไปมากกว่าขึ้นก็คือ เชือไหมว่า กิจกรรมทุกอย่างที่มีส่วนในการสร้างผลลัพธ์เหล่านั้น จะมีเพียงแค่ 20% เท่านั้นที่มีประสิทธิภาพมากจนสามารถสร้างผลลัพธ์ได้มากกว่าอีก 80 % อย่างเทียบกันไม่ได้
ถ้ายังนึกภาพไม่ออก ลองคิดตามตัวอย่างต่อไปนี้
นาย A ต้องการจะซ้อมวิ่ง เพราะเขาไปเป้าหมายในการวิ่ง Half marathon
ครั้งแรกของชีวิตในอีก 3 เดือนข้างหน้า นาย A มีตัวเลือกในการพัฒนาตัวเองให้สามารถพิชิต Half marathon ครั้งนี้ได้อยู่ 5 ตัวเลือก
1. ซ้อมวิ่ง
2. ศึกษาหาความรู้เกี่ยวกับทักษะในการวิ่ง
3. weight training ฝึกซ้อมกล้ามเนื้อมัดสำคัญที่ใช้ใน Function การวิ่ง
4. นั่งฟัง Podcast ของนักวิ่งมืออาชีพ
5. เรียนรู้การใช้ Gadget สำหรับการวิ่งต่าง ๆ ให้ถนัดมือ
ทุกอย่างที่กล่าวมานี้เป็นเรื่องสำคัญสำหรับการวิ่ง Half marathon รายการนี้ทั้งสิ้น ถ้าหากว่านาย A เลือกกิจกรรมที่เขาจะทุ่มเททรัพยากรที่เขามี 80 % 1 อย่าง และที่เหลือเขาจะจัดสรรทรัพยากรที่เหลืออีก 20% ไว้ให้ตัวเลือกอีก 4 ข้อที่เหลือ นาย A ควรจะต้องให้ความสำคัญกับกิจกรรมไหนที่สุด ? แน่นอนว่ายังไงก็ต้องเป็นการซ้อมวิ่งอยู่แล้ว เพราะนั่นคือกิจกรรมที่เขาจะสามารถพัฒนาศักยภาพในการวิ่งของตัวเขาได้อย่างดีที่สุด และกิจกรรมอื่น ๆ เขาค่อยจัดสรรเวลามาลงมือทำไปอันดับถัด ๆ ไป
คราวนี้ลองหันมาวิเคราะห์อีกรอบดูว่า ถ้าหากว่านาย A ให้ความสำคัญกับการซ้อมวิ่งมาก ๆ เขาซ้อมวิ่งเป็นประจำสัปดาห์ละ 6 วัน วันละ 2 ชม. นั่นหมายความว่า ตลอดเวลา 3 เดือนที่นาย A เตรียมตัว นาย A จะซ้อมวิ่งเป็นเวลารวมทั้งหมด 144 ชม. แต่ถ้าหากว่านาย A เลือกกิจกรรมการนั่งฟัง Podcast ทุกวันเป็นหลัก และกิจกรรมอื่นเป็นรอง นาย A จะฟัง Podcast รวมทั้งหมดเป็นเวลา 144 ชม. ในเวลา 3 เดือนที่เขามีเวลาเตรียมตัว
เห็นแบบนี้แล้วคุณคิดว่าระหว่างการซ้อมวิ่ง 144ชม. กับการนั่งฟัง Podcast 144 ชม. กิจกรรมไหนจะช่วยให้นาย A สร้างผลลัพธ์ในการวิ่ง Half marathon รายการนี้ได้ดีกว่ากัน ? แน่นอนว่ายังไงก็ต้องเป็นการซ้อมวิ่งอยู่แล้ว จริงไหม ?
แต่เชื่อไหมว่าหลาย ๆ คนกำลังนั่งฟัง Podcast อยู่โดยที่คุณไม่รู้ตัว เพราะขาดการวางแผนล่วงหน้า ขาดการ List กิจกรรมที่ควรจะทำ และวิเคราะห์ให้ชัดเจนว่ากิจกรรมไหนจะให้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุดกับคุณ แน่นอนว่าทุกกิจกรรมที่คุณเลือกมามีประโยชน์กับผลลัพธ์ที่คุณอยากได้ทั้งนั้น ถ้าคุณเอาแต่ซ้อมวิ่งโดยที่ไม่ศึกษา คุณก็มีโอกาสบาดเจ็บเหมือนกัน แต่ถ้าคุณเอาแต่ศึกษา เวลา 3 เดือนอาจจะผ่านไปโดยที่คุณยังไม่เคยแม้แต่จะใส่รองเท้าวิ่งของคุณเลยก็ได้ หรือใจจริงคุณก็อาจจะรู้อยู่ลึก ๆ อยู่แล้วว่าการวิ่งจะช่วยคุณได้มากที่สุด แต่เพราะการซ้อมวิ่งวันเป็นเรื่องยาก มันเหนื่อย มันต้องอดทน คุณก็อาจจะกำลังหลอกตัวเองอยู่ว่ากิจกรรมอื่น ๆ ที่ “ง่าย” กับคุณมากกว่า ก็อาจจะให้ผลลัพธ์ใกล้เคียงกันก็ได้ ดังนั้นคิดให้ดีว่าคุณจะลงทุนเวลา 80% ของตัวเองในกิจกรรมไหน และอีก 20% ที่เหลือค่อยมาจัดแจงให้เหมาะสมทีหลัง
3. Work Smart คือ งานสำคัญมาก่อน
หลังจากที่คุณเลือกแล้วว่า กิจกรรมไหนมีความสำคัญ และให้ผลลัพธ์กับคุณมากที่สุด เรื่องต่อมาก็คือ การลำดับก่อนหลังว่า คุณจำเป็นจะต้องทำอะไรก่อนในแต่ละวัน และแน่นอนว่า เรื่องที่สำคัญที่สุด ก็ควรจะต้องมาเป็นอันดับ 1 แน่นอนอยู่แล้ว
หลาย ๆ คนอาจจะคุ้นเคยกับหนังสือ “Eat that frog” ของคุณ Brian tracy ที่เขียนเกี่ยวกับการ “กินกบตัวนั้นซะ!” ถ้าคุณจะต้องกินกบ 1 ตัวในทุก ๆ วัน คุณจะเลือกกินเวลาไหน ? ซึ่งคุณ Brian ก็แนะนำว่าให้คุณกัดฟันกินกบตัวนั้นเสียตั้งแต่ตอนเช้าเป็นอย่างแรกที่คุณจะต้องทำในแต่ละวัน เพราะช่วงเวลาในตอนเช้าเป็นช่วงที่คุณมีพลังที่สุด และพลังล้นเหลือในช่วงเช้านั่นควรจะใช้ไปกับกิจกรรมที่ยาก และท้าทายที่สุดในแต่ละวันของคุณ ซึ่งคุณ Brian ก็เปรียบเทียบการกินกบว่าเป็นกิจกรรมที่ท้าทายและถ้าพูดไปใคร ๆ ก็ไม่อยากจะทำ ถ้าคุณลุยกับกิจกรรมนั้นเสร็จตั้งแต่ก่อนเที่ยงของแต่ละวัน คุณจะรู้สึกสดชื่นไปทั้งวัน เพราะคุณจัดการกับความท้าทายที่สุดของวันนี้เสร็จไปตั้งแต่ตอนเช้าแล้ว
แต่ถ้าคุณเลือกที่จะไม่กินกบตัวนั้นในตอนเช้า คุณเลือกที่จะเลื่อนกิจกรรมนั้นออกไป เพราะว่ามันท้าทาย มันยาก คุณยังไม่พร้อมจะทำ วันนั้นทั้งวันคุณจะมีความคิดที่ว่า “เดี๋ยวฉันจะต้องกินกบตัวนั้น” อยู่ทั้งวัน เพราะคุณรู้ว่าคุณต้องทำ แต่คุณยังไม่ได้จัดการกับมันสักที ตอนเช้าคุณก็ต้องมานั่งจิตตกว่า “คุณยังต้องกินกบตัวนั้น” ตอนบ่ายคุณก็ยังคิดไม่ตกว่า “เดี๋ยวคุณก็จะต้องกินกบตัวนั้น” เป็นแบบนี้อยู่ทั้งวัน และถ้ายังไงก็ตามคุณจะต้องกินกบตัวนั้นอยู่ดี แล้วแทนที่คุณจะต้องมานั่งเครียดกับไอ้เจ้ากบตัวนั้นอยู่ทั้งวัน สู้ลุยกับมันตั้งแต่ตอนเช้า แล้วก็ใช้ชีวิตวันนั้นให้มีความสุขไม่ดีกว่าหรือ ?
4. จัดเวลาพักบ้าง
คุณอาจจะเข้าใจว่าคนที่พัฒนาเร็ว คงจะวุ่นวายกับการพัฒนาตัวเองเช้าเย็นจนแทบจะไม่มีเวลาทำอะไร ถ้าอย่างงั้นพวกเขาจะเติบโตได้ไวขนาดนั้นได้อย่างไร ?
แต่นั้นเป็นความเข้าใจที่ผิดไปเล็กน้อย เพราะอย่างไรก็ตาม พวกเขาก็ต้องการเวลาพักผ่อนเหมือนกันกับทุก ๆ คนนั่นแหละ การที่พวกเขาเติบโตได้เร็วก็ไม่ได้หมายความว่าพวกเขาจะขาดการติดต่อกับเพื่อนฝูงไปเลย ไม่ออกไปสังสรรค์อะไรทั้งสิ้น หรือการที่พวกเขาพัฒนาเร็ว ก็ไม่ได้หมายความว่าพวกเขาจะไม่มีเวลาให้กับตัวเองและครอบครัวเลย เพราะพวกเขาจัดการกับเวลาของตัวเองเรียบร้อยแล้วว่า เขาจะทำงานสร้างผลลัพธ์ให้ตัวเองในตอนไหน และพวกเขามีเวลาในการพักผ่อนสำหรับตัวเองตอนไหน
เพราะถ้าคนเราทำงานต่อเนื่องโดยที่ไม่มีเวลาพักผ่อนเลย แน่นอนว่าไม่ส่งผลดีต่อสุขภาพจิตแน่นอน และถ้าเกิดว่าสุขภาพจิตของคุณไม่ดี คุณจะสามารถสร้างผลลัพธ์ที่น่าพอใจได้หรือ ?
แต่อย่างไรก็ตาม การพักผ่อนนี้จะต้องเป็นการพักที่มีวินัยพอสมควร เพราะถ้าเกิดว่าพักผ่อนเลยเถิดจนไปกระทบตารางเวลาที่จัดสรรเอาไว้แล้ว ย่อมจะเกิดผลเสียกับผลลัพธ์ของคุณอย่างแน่นอน ดังนั้นถ้าคุณยอมลุกออกจากงานมาพักผ่อนแล้ว คุณก็ต้องยอมลุกออกมานั่งเก้าอี้ทำงานเมื่อถึงเวลาเหมือนกัน
สนใจสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่
Line : @LifeEnricher
Facebook: TheLifeEnricher
โทร: 02-017-2758, 094-686-6599
