การอบรมภายในองค์กร คืออะไร? ช่วยอย่างไร?
“การเติบโต” คงจะปฎิเสธไม่ได้ว่าคำนี้ เป็นหนึ่งในเป้าหมายขององค์กรหลายๆองค์กร นักลงทุนทั้งหลายก็ต่างมองหาธุรกิจที่มีแววว่าจะสามารถ “เติบโต” ต่อไปได้ในไกลอนาคต เจ้าของธุรกิจที่สร้างองค์กรขึ้นมา ร้อยทั้งร้อยก็มักจะมี Mission(ภารกิจ) เป็นของตัวเองอยู่แล้ว และแน่นอนว่าเพื่อจะให้ภารกิจที่ตั้งเอาไว้สำเร็จได้ก็คงจะหนีคำว่า “เติบโต” ไปไหนไม่ได้ เพราะถ้าไม่โตภารกิจจะสำเร็จไหม? บ้างก็อาจจะไม่สำเร็จ แต่ก็คงจะมีบ้างที่ภารกิจเหล่านั้นสำเร็จได้ แต่มันจะดีกว่าไหม ถ้า Mission ของคุณกระจายออกไปสู่สังคมวงกว้างได้? หรือแม้กระทั่งพนักงานในองค์กร ก็ย่อมจะอยากให้องค์กรที่ตนทำงานอยู่ “เติบโต” ขึ้นได้ เพราะถ้าองค์กรโตก็น่าจะสามารถคาดหวังค่าตอบแทน และสวัสดิการที่ดียิ่งขึ้นได้
ในเมื่อหลายๆคนต้องการให้เกิดการ “เติบโต” ขึ้น คำถามต่อมาคือ แล้วการ “เติบโต” จะเกิดขึ้นได้อย่าไร? ต้องมียอดขายเพิ่มขึ้น ต้องสามารถกระจายสาขาได้มากขึ้น ต้องพัฒนาคุณภาพสินค้าให้ดีขึ้น ต้องขยายทีมให้ใหญ่ขึ้นเพื่อให้พร้อมรับมือกับเนื้องานที่เพิ่มมากขึ้น ฯลฯ ทั้งหมดนี้สามารถเกิดขึ้นด้วยการลงมือของคนเพียงคนเดียวได้หรือไม่? ทุกคนคงจะตอบเป็นเสียงเดียวกันแน่นอนว่า “ไม่มีทาง” หรือก็อาจจะเป็นไปได้ก็ได้ แต่ก็คงต้องใช้เวลานานกว่ามากๆแน่นอน ดังนั้นถ้าพูดถึงการเติบโตแล้ว ส่วนที่สำคัญที่สุดในองค์กรที่จำเป็นจะต้องเติบโตก็คือ “ทีม”
เพราะทีมที่มีคุณภาพ จะสามารถทำให้เป้าหมายทุกอย่างที่วางไว้เป็นจริงได้ ยกตัวอย่างเช่น ถ้าอยากได้ยอดขายดีเราก็คงต้องมี Sale เก่งๆที่สามารถปิดการขายได้สูง และมี Marketing ที่มองขาดว่าเราควรจะใช้ช่องทางใดในการโฆษณาสินค้าเรา เป็นต้น แล้วทีมจะเก่งได้อย่างไรล่ะ? แน่นอนว่าประสบการณ์การทำงานจะทำให้เกิดพัฒนาการขึ้นในตัวบุคคลอยู่แล้ว แต่ก่อนจะเกิดประสบการณ์ที่ทำให้เกิดพัฒนาการที่ควรจะเกิดขึ้นจริงๆ อาจจะต้องใช้เวลา และการลองผิดลองถูกนับไม่ถ้วน นั่นหมายความว่า “เวลา” ซึ่งเป็นหนึ่งในทรัพยากรที่ล้ำค่าที่สุดที่ทุกคนมีเท่ากัน อาจจะถูกใช้ไปมากกว่าที่คุณคิด กว่าทีมของคุณจะ ”เติบโต” ขึ้นมาได้ เพราะเมื่อเวลาผ่านไปโลกเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา เมื่อเวลาผ่านไปผู้ประกอบการอื่นๆปรับตัว และเติบโตมากขึ้นเรื่อยๆ คุณคิดว่ามันจะยังคุ้มอยู่ไหม? ถ้าคุณจะต้องใช้ “เวลา” เท่าไหร่ก็ไม่รู้ ในการพัฒนาทีมงานของคุณ หรือแม้แต่ตัวคุณเอง?
ดังนั้นนอกจากประสบการณ์ในการทำงานแล้ว “การถ่ายทอด” จึงเป็นอีกหนึ่งทางลัดที่จะทำให้ทีมงานพัฒนาในด้านที่จำเป็นได้อย่างมีประสิทธิภาพ และรวดเร็วมากขึ้น ลองเปรียบเทียบดูว่าถ้าหากว่าเนื้องานของบุคลากรเราก็เหมือนภาพวาดชิ้นหนึ่ง ถ้าเราอยากให้ภาพมันออกมาดีในแบบที่คุณต้องการ คุณจะเลือกอะไรระหว่าง กระดาษเปล่าหนึ่งแผ่นแล้วส่งให้เขาวาดเฉยๆ หรือคุณจะเลือกเอากระดาษที่มีแบบร่าง / เส้นประรอให้เขาลากเส้นตาม? แน่นอนว่าการมีแบบร่างหรือมีเส้นประให้ ดูเป็นทางเลือกที่น่าจะทำให้งานออกมาสมบูรณ์และใกล้เคียงกับความต้องการของคุณมากที่สุด ซึ่งเส้นประนี้ก็คือการ “ถ่ายทอด” จากผู้ที่มีประสบการณ์นั่นเอง และหนึ่งในการถ่ายทอดที่ได้ผลดีและมีประสิทธิภาพมากจนเป็นวิธีที่องค์กรหลายๆองค์กร รวมไปถึงองค์กรชั้นนำเลือกใช้ก็คือ “การอบรมภายใน” (In-house training) นั่นเอง
In-house Training คืออะไร?
In-house Training คือการฝึกอบรมโดยวิทยากรผู้ที่มีประสบการณ์และความชำนาญในหัวข้อองค์กรที่ต้องการพัฒนา และจะถูกจัดขึ้นภายในองค์กรเพื่ออบรมบุคลากรภายในองค์กรเป็นหลัก ซึ่งจะสามารถจัดโปรแกรมการสอนที่เฉพาะเจาะจงให้เหมาะสมกับเป้าหมายและความต้องการขององค์กร เพื่อให้บุคลากรที่รับการอบรมเข้าใจถึงหลักการ , องค์ความรู้ , รวมไปถึงการได้รับประสบการณ์การปฎิบัติงานภายใต้การดูแลของวิทยากรที่มาบรรยายหรือถ่ายทอดในหัวข้อนั้นๆ เพื่อให้บุคลากรที่เข้ารับการอบรมสามารถปฎิบัติงานและสร้างผลลัพธ์ได้ดีขึ้นอย่างชัดเจน ทำให้เกิดการพัฒนาที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากที่สุด
Cooperate In-House Training แตกต่างอย่างไร?
ถึงแม้ว่าการถ่ายทอดประสบการณ์และความรู้จะมีหลายรูปแบบด้วยกัน ไม่ว่าจะเป็นการส่งตัวแทนพนักงานไปอบรมนอกสถานที่แล้วกลับมาถ่ายทอดความรู้ให้กับบุคลากรคนอื่นๆ หรือจะเป็นการอบรมในองค์กรจากพนักงานที่มีอายุงานสูงด้วยกันเอง ทั้งหมดนี้ก็ถือว่าเป็น In-house training เช่นกัน แล้วทำไมองค์กรชั้นนำทั้งหลาย หรือธุรกิจเล็กถึงระดับกลางหลายธุรกิจที่เติบโตอย่างรวดเร็วถึงเลือกลงทุนกับการจ้าง Cooperate In-house training กัน ทั้งๆที่มีทางเลือกในการใช้พนักงานในองค์กรเป็นผู้ถ่ายทอด อะไรคือความแตกต่างที่ทำให้ Cooperate In-house training เป็นแนวทางการพัฒนาบุคลากรที่ถูกเลือก
- ประหยัดงบประมาณมากกว่า
หากเปรียบเทียบตัวเลขกันตรงๆ ส่วนมากแล้วการจ้าง Cooperate training มักจะมีตัวเลขค่าใช้จ่ายที่สูงการกว่าส่งบุคลากรกลุ่มเล็กกลุ่มหนึ่งไปอบรม แล้วนำความรู้กลับมาถ่ายทอดในองค์กรต่ออย่างแน่นอน แล้วทำไมถึงบอกว่าการจ้าง Cooperate training ประหยัดงบประมาณกว่า? เพราะส่วนมากแล้วถ้าองค์กรจะเลือกส่งบุคลากรไปรับการอบรมเพื่อมาถ่ายทอดต่อให้บุคลากรคนอื่นๆ ผู้ที่ถูกเลือกมักจะเป็นบุคลากรระดับสูง หัวหน้างาน และคนที่มีความสามารถในการทำงานสูง เพราะฉะนั้นบุคลากรเหล่านี้จะเสียทรัพยากรเวลาในการทำงานไปมากพอสมควร เนื่องจากหากต้องการเข้ารับการอบรม บ่อยครั้งเรามักจะเลือกเวลาให้ตรงกับเวลาว่างของบุคลากรเราไม่ได้ จึงทำให้ต้องแลกด้วยเวลาการทำงาน เท่านั้นยังไม่พอ ในการเตรียมตัวเพื่อถ่ายทอดองค์ความรู้ให้มีประวิทธิภาพนั้น ต้องใช้เวลาพอสมควร ไม่ว่าจะเตรียมสื่อการสอน เอกสารประกอบการเรียน หรือแม้กระทั่งการวางแผนกิจกรรมเพื่อให้ผู้เข้าร่วมอบรมได้มีประสบการณ์ในการปฏิบัติจริงในหัวข้อนั้นอีกด้วย
เมื่อลองวิเคราะห์เวลาที่บุคลากรกลุ่มนี้ต้องแลกเพื่อเข้ารับการอบรม และเตรียมตัวเพื่อถ่ายทอดองค์ความรู้ที่ได้รับมานั้น บุคลากรระดับสูงที่มากความสามารถเหล่านี้อาจจะใช้เวลาทั้งหมดนี้สร้างผลลัพธ์และรายได้ให้กับบริษํทได้มากกว่าค่าใช้จ่ายที่ใช้จ้าง Cooperate training เสียอีก ดังนั้นหากเปรียบเทียบดูระหว่าง งบประมาณในการจ้าง Cooperate training มาถ่ายทอดองค์ความรู้ กับงบประมาณที่ใช้ส่งบุคลากรไปเข้ารับการอบรม บวกเข้ากับ ”ค่าเสียโอกาส” ในการทำงานสร้างผลลัพธ์ที่อาจจะประเมินค่าไม่ได้ให้กับองค์กร จึงเป็นเหตุผลที่น่าจะสรุปได้ว่า การเลือกจ้าง Cooperate training มาจัดการอบรมสามารถ เลือกวัน – เวลา ที่เหมาะสมได้ และไม่เป็นการเสียเวลาในการทำงานของบุคลากรที่สร้างผลลัพธ์ให้กับองค์กรได้อย่างต่อเนื่อง เป็นทางเลือกที่ประหยัดงบประมาณมากกว่านั่นเอง
นอกจากนี้ยังมีโบนัสในการประหยัดงบประมาณอีก 1-2 ข้อก็คือ ประหยัดค่าเดินทาง และค่าที่พักสำหรับองค์กรที่มีสำนักงานอยู่คนละจังหวัดกับการอบรมใหญ่ทั่วไป หรือมีสาขาที่ตั้งอยู่ในหลายๆจังหวัด ซึ่งส่วนมากแล้วจะจัดที่กรุงเทพฯ แน่นอนว่าต้องมีค่าใช้จ่ายสำหรับค่าที่พัก ค่าเดินทางของวิทยากรและทีมงานอยู่แล้ว แต่ก็น่าจะเป็นสัดส่วนที่น้อยกว่ามากๆ ถ้าเทียบกับปริมาณบุคลากรที่เข้าอบรมทั้งหมด
ส่วนโบนัสข้อที่สองก็คือ ค่าใช้จ่ายในการส่งพนักงานเข้ารับการอบรม สามารถนำไปลดหย่อนภาษีได้ถึง 200% อีกด้วย เรียกว่าเป็นทั้งการลงทุนที่สามารถลดค่าใช้จ่ายส่วนอื่นได้ในตัว
- ถูกออกแบบมาเพื่อให้ได้ประสิทธิภาพสูงสุดสำหรับองค์กรของคุณ
การอบรมทั่วไปถึงแม้ว่าจะเป็นหัวข้อที่น่าสนใจ และเป็นหัวข้อที่ได้รับความเห็นร่วมกันในองค์กรว่าเป็นสิ่งที่เราต้องมีเพื่อเติบโตก็ตาม แต่ส่วนมากแล้วก่อนที่จะนำองค์ความรู้ที่ได้รับการอบรมมาใช้ได้จริง ก็ต้องใช้เวลาประมวลผลและประยุกต์ให้เข้ากับรูปแบบ เป้าหมาย และวัฒนธรรมขององค์กรเราพอสมควร ยกตัวอย่างเช่น ถ้าหากคุณส่งบุคลากรไปอบรมเกี่ยวกับ “การขาย” ซึ่งเนื้อหาที่ใช้ในการสอนมักจะเป็นเนื้อหาที่ออกแบบมาเพื่อคนกลุ่มใหญ่เสียมากกว่า การอบรมการขายอาจจะมีองค์ความรู้ที่เน้นไปในด้านการขาย Physical Object หรือสินค้าที่เป็นวัตถุจับต้องได้ การใช้คำพูดให้สินค้าของเราน่าสนใจกว่าบริษัทคู่แข่ง ฯลฯ แต่องค์กรของเราไม่ได้ขายสินค้าที่เป็นวัตถุจับต้องได้ในลักษณะนั้น เช่น การขายคอร์สการเรียนการสอน การบริการอำนวยความสะดวกต่างๆ หลังจากที่อบรมมาเสร็จเรียบร้อย ก่อนจะนำมาใช้จริงได้ก็น่าจะต้องใช้เวลาตกตะกอนข้อมูลทั้งหมดก่อนจะนำมาใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
เมื่อเทียบกับ Cooperate training ที่จะรับหน้าที่ “ประยุกต์” ให้เหมาะสมกับองค์กรของเรามากที่สุด เนื้อหาในการอบรมจะดูออกแบบมาเพื่อให้บุคลากรที่เข้ารับการอบรมเห็นความเชื่อมโยงของเนื้อหาในหัวข้อที่เรียน กับเนื้องานที่ตนเองทำอยู่อย่างชัดเจน วิทยากรผู้รับผิดชอบการอบรมจะเข้ามาเรียนรู้ผลิตภัณฑ์ ปัญหาที่พบ วิเคราะห์ส่วนสำคัญที่ควรจะกล่าวถึงเพิ่มเติมมากกว่าเนื้อหาปกติ ฯลฯ ถ้าลองยกตัวอย่างเปรียบเทียบกับตัวอย่างการส่งบุคลากรออกไปอบรมในงานสัมนาทั่วไป เนื้อหาที่จะได้รับจะเปลี่ยนจาก “การขายที่ดีจะเป็นอย่างไร” กลายเป็น “สินค้าของคุณจะต้องขายอย่างไร” กิจกรรมในสัมนาหรือWorkshop ก็จะเปลี่ยนจากการฝึกขายปากกา เป็นการฝึกขายสินค้าของคุณจริงๆ ฯลฯ
การที่โปรแกรมการสอนถูกออกแบบมาให้เฉพาะเจาะจงนี้ จะทำให้บุคลากรที่รับการอบรมทำความเข้าใจได้ง่าย เพราะเนื้อหาข้อมูลที่ได้รับเป็นสิ่งที่ตรงกับการทำงานของพวกเขาจริงๆ ทำให้เห็นแนวทางในการพัฒนาการปฎิบัติงานได้ง่าย ผลลัพธ์ที่ได้คือ ความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นได้ทันทีหลังจากที่เข้ารับการอบรมแล้ว เพราะได้รู้ ได้วิเคราะห์ และมีความมั่นใจมากพอที่จะเปลี่ยนแปลงสิ่งที่ตนเองเคยทำอยู่ เพราะได้ฝึกทำในสิ่งที่เป็นเนื้องานจริงๆ จนเห็นผลลัพธ์จากการฝึกทำจริงๆ
- สร้างความสัมพันธ์ภายในทีม
การเข้ารับการอบรม ก็ถือว่าเป็นทางเลือกที่ดีทางหนึ่งที่ใช้สร้างสัมพันธไมตรีที่ดีให้ทีมในองค์กรได้ เพราะการเข้ารับการอบรม เต็มไปด้วยบรรยากาศที่บุคลากรได้เรียนรู้หัวข้อใหม่ที่เป็นประโยชน์ร่วมกัน การถกเถียงประเด็นต่างๆที่จะทำให้แต่ละคนได้รับมุมมองใหม่ๆจากเพื่อนร่วมงาน และโอกาสที่จะเป็นบุคลากรระดับสูง หรือหัวหน้าตนเองในมุมที่กำลังเรียนรู้สิ่งใหม่ๆไปพร้อมๆกัน บรรยากาศที่ทุกคนที่ห้องเรียนเริ่มต้นจาก 0 ด้วยกัน เปิดโอกาสให้หัวหน้าถามความเห็นจากลูกน้องได้ และลูกน้องสามารถแสดงความเห็นกับหัวหน้าได้อย่างเต็มที่
นอกจากการถกเถียงและปรึกษากันแล้ว ยังมีมุมที่ทำให้หัวหน้าเห็นวิธีการเรียนรู้ของทีมตัวเอง ว่าแต่ละคนมีวิธีการเรียนรู้ลักษณะใด และเปิดโอกาสให้บุคลากรที่ยังประสบการณ์น้อยได้เห็นวิธีการเรียนรู้และพัฒนาตัวเองของคนอื่นๆอีกด้วย
การทำกิจกรรม (Workshop) ร่วมกันในองค์กรก็เป็นอีกหนึ่งช่องทางที่บุคลากรแต่ละคนจะได้แสดงความคิดเห็นกับการปฎิบัติงานของบุคลากรคนอื่น ไม่ว่าจะเป็นเพื่อนร่วมงาน หัวหน้า หรือทีมงามของตัวเองอย่างสร้างสรรค์ นับเป็นอีกหนึ่งโอกาสในการสังเกต แลกเปลี่ยน และรับความคิดเห็นที่นอกจากจะทำให้การเรียนรู้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ยังทำให้ความสัมพันธ์ในทีมพัฒนาขึ้นอีกด้วย โบนัสอีกอย่างหนึ่งของการอบรมร่วมกันในองค์กรลักษณะนี้ คือคุณอาจจะเห็นศักยภาพบางอย่างที่ซ่อนอยู่ในบุคลากรขององค์กรคุณก็เป็นได้
จากที่กล่าวมาทั้งหมดนี้จะเห็นได้ว่า In-house training คือคำตอบในการพัฒนาทัรพยากรที่มีค่าที่สุดในองค์กร ซึ่งก็คือทรัพยากรบุคคลนั่นเอง ด้วยประสิทธิภาพในการเรียนรู้และพัฒนาที่รวดเร็ว รวมไปถึงการสร้างความแข็งแกร่งของทีมด้วยการพัฒนาความสัมพันธ์ของบุคลากรในองค์กร
รวมไปถึงการจ้าง Cooperate In-house training ที่จะช่วยลดค่าใช้จ่ายในเรื่องของการเดินทาง หรือค่าที่พักสำหรับองค์กรบางองค์กรที่สำนักงานไมได้อยู่ที่กรุงเทพฯ หรือจังหวัดที่จัดการอบรมต่างๆ รวมไปถึงประโยชน์ในการลดหย่อนภาษี และที่สำคัญที่สุดคือ Cooperate In-house training จะทำให้กระบวนการทั้งหมดนี้เกิดขึ้นโดยที่ใช้ทัรพยากร “เวลา” อย่างคุ้มค่าที่สุด ด้วยการออกแบบเนื้อหาให้เหมาะสมกับองค์กรโดยเฉพาะ
ดังนั้นแล้วเพื่อการเติบโตขององค์กร ของบุคลากร และของตัวคุณเอง
คุณจะเลือกวิธีใดเพื่อให้เกิดผลลัพธ์สูงสุด มีประสิทธิภาพที่สุด ด้วยเวลาที่น้อยที่สุด?
สนใจสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่
Line : @LifeEnricher
Facebook: TheLifeEnricher
โทร: 02-017-2758, 094-686-6599
